Herinrichting werkomgeving blijkt voor bedrijven lastige managementpuzzel

Laatst bijgewerkt op: 03 - 08 - 2020 | 10:08

Werknemers missen het kantoor en willen massaal terug; werkgevers zeer voorzichtig met heropening

Nu nog steeds onduidelijk is of het coronavirus opnieuw zal uitbreken of niet, en of een vaccin snel gevonden wordt, worstelt een groot aantal organisaties in Nederland hoe ze hun kantoren weer in gebruik moeten nemen. Echter medewerkers missen het kantoor en willen massaal terug. De vraag hoe dit veilig kan worden georganiseerd en in welke mate thuiswerken onderdeel moet blijven van werkroosters en de bedrijfscultuur is voor veel directies zeer actueel, maar het antwoord erop is tegelijkertijd een uiterst complexe managementpuzzel, zo concludeert kantoorinrichter Ahrend in een onderzoek dat zij hield onder zo’n 600 werkgevers en werknemers. 

 

Het nieuwste onderzoek van Ahrend volgt op eerder onderzoek dat zij midden april 2020 uitvoerde, een maand nadat de eerste lockdownmaatregelen van kracht werden. Toen werd al snel duidelijk dat thuiswerken een blijvertje zou zijn en 80% van de werkgevers verwachtten dat ook na COVID sprake zal zijn van een nieuwe werkrealiteit.

 

Kantoorbezetting| Na de recente en geleidelijke versoepeling van de lockdownmaatregelen en de actuele dreiging van nieuwe uitbraken door veelal lokale coronahaarden, denken werkgevers anno juli 2020 duidelijk verschillend over de bezittingsgraad van hun kantoren in de nabije toekomst: slechts 10% verwacht in Q3 een volledige terugkeer naar kantoor. De meerderheid houdt in Q3 2020 rekening met een bezettingsgraad van minder dan 60%. 1-op-de-3 werkgevers gaat zelfs uit van een bezettingsgraad van minder dan 40%.

 

Geluk versus gemis| Ondanks dat 59% van de werknemers zegt dat thuiswerken gelukkiger maakt, blijkt uit het onderzoek dat nagenoeg alle ondervraagde werknemers weer terug willen naar kantoor. Daarvoor zijn meerdere en doorgaans zeer diverse (meer en minder) belangrijke redenen, uiteenlopend van het niet beschikken over een goede thuiswerkplek tot een gebrek aan sociale interactie of afnemende betrokkenheid bij de organisatie. Vaak is het een combinatie van meerdere factoren, waarbij bijvoorbeeld ook de gezinssituatie van invloed is (ouders met kinderen tussen 13-18 jaar zijn het minst gelukkig - red.). Opvallend is dat het beschikken over een aparte werkkamer (slechts 30% beschikt daarover - red.) hierbij niet de bepalende factor is.

 

Dit wil overigens niet zeggen dat thuiswerken wat medewerkers betreft helemaal overboord kan. Want uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat als het aan de werknemers ligt, vaker optioneel thuiswerken meer dan welkom is. Het behoud van de huidige flexibiliteit is voor veel werknemers zeer wenselijk. Zeker de helft van de ondervraagden zegt een bepaalde meerwaarde te ervaren van thuiswerken (productiever, betere werk/privé-balans, gelukkiger).

 

Van de ondervraagde werkgevers is driekwart van mening dat vaker thuiswerken bijdraagt aan de productiviteit. Maar aan een situatie van langdurig volledig thuiswerken, zoals tijdens de lockdown het geval was, zien werkgevers – en dan met name de grotere – inmiddels wél grote beperkingen. Zo is het volgens sommige van hen lastiger om de prestaties en de betrokkenheid van medewerkers op afstand te waarborgen en nieuwe projecten op te starten. 

 

Uiterst complexe managementpuzzel |Volgens Ahrend-CEO Eugène Sterken maakt de combinatie van het belang van een veilige en ergonomische werkomgeving, de gewenste terugkeer naar kantoor en het optionele thuiswerken dat directies voor een uiterst complex vraagstuk staan. “Nog nooit stond de inrichting van de kantoorfuncties strategisch zo hoog op de agenda als gevolg van de inmiddels nieuw ontstane werkrealiteit”, aldus Sterken. “En nog nooit worstelden bedrijven zo met het inrichtingsvraagstuk, mede ook tegen de achtergrond van de onzekere economische ontwikkelingen. Dat ze worstelen met alle onzekerheden zien we terug in de verwachte bezettingsgraden. Elke organisatie moet binnen de eigen specifieke context antwoorden vinden op vragen als: hoe kan een veilige terugkeer naar kantoor worden georganiseerd? Welke veranderingen op kantoor zijn op middellange termijn noodzakelijk? In welke mate wordt optioneel thuiswerken onderdeel van de bedrijfscultuur? En welke zorgplicht hebben wij daarbij? Dat maakt dit tot een echt boardroom-discussie.”

 

Volgens Sterken laten de onderzoeksresultaten zien dat medewerkers die vóór de corona-uitbraak gemiddeld 0,7 dag per week thuis werkten, nu denken gemiddeld 1,7 dag thuis te gaan werken. “Als dat het geval is, zou de gemiddelde kantoorbezetting in Nederland met circa 23% dalen”, aldus Sterken. “Dit is natuurlijk slechts een rekenvoorbeeld ter indicatie; maatgevend voor de uiteindelijke benodigde kantoor capaciteit is de mate waarin méér persoonlijke ruimte ook langdurig gewenst zal zijn, de spreiding van medewerkers over de week en de daarmee samenhangende piekbelasting.”

 

De Ahrend-topman benadrukt dat er geen ‘one-size fits all oplossing’ is en dat het invullen van de nieuwe werkrealiteit een strategisch vraagstuk is dat directies, samen met alle stakeholders, moeten vormgeven, passend bij hun eigen organisatie en bedrijfsvoering.

 

“Door de pandemie realiseert iedereen zich hoe kwetsbaar de factor mens is, en dus hoe belangrijk een veilige en ergonomische werkomgeving is. Werkgevers zien daarbij het kantoor steeds meer de rol innemen van een sociale trekpleister, waar hun werknemers graag naar toe komen om samen te werken, te overleggen of te ontmoeten. Maar tegelijkertijd toont dit onderzoek juist aan dat een aanzienlijk deel van de werknemers ook in de toekomst graag naar kantoor gaat om gewoon geconcentreerd te kunnen werken. Die twee zaken recht doen is een uitdaging, maar wat ons betreft wel een die zeker ook kansen biedt”, zo besluit Sterken.

 

Het onderzoek werd uitgevoerd door onderzoeksbureau Insinto in juni 2020.

 

Belangrijkste onderzoeksbevindingen

 

-          Zowel werknemers als werkgevers verwachten dat regelmatig thuiswerken onderdeel is van de nieuwe werkrealiteit, het faciliteren van thuiswerken wordt een hygiëne factor.

  • 69% van de werkgevers geeft aan werknemers voor COVID-19 thuis te laten werken. Terwijl 40% van de werknemers zelf aangaf regelmatig thuis te werken voor COVID-19.
  • 90% van de werkgevers geeft aan dat medewerkers tijdens COVID-19 1 of meer dagen thuiswerken. Terwijl 81% van de medewerkers momenteel thuiswerken.
  • In de toekomst, na COVID-19, verwacht slechts 18% van de werkgevers dat hun werknemers weer volledig op kantoor werken.
  • Dat is minder dan werknemers zelf verwachten, 26% van de werknemers verwacht weer volledig op kantoor te werken.

 

-          Flexibiliteit wordt nog belangrijker voor medewerkers, op die manier kunnen ze een effectieve balans creëren tussen werken op kantoor en thuis.

  • Het overgrote deel van de medewerkers geeft aan terug te willen keren naar kantoor. Het aantal mensen dat vooral thuiswerkt (4 of meer dagen) stijgt niet significant (van 7% naar 10%).
  • Flexibiliteit tussen kantoor en thuis wordt nog belangrijker voor medewerkers. Het aantal medewerkers dat regelmatig (1 of 2 dagen) thuis wil werken verdubbelt ruim tot 45%
  • Thuiswerken wordt voor bijna iedereen onderdeel van de nieuwe werkrealiteit. Voor COVID-19 werkte 69,6% nauwelijks thuis (0 of 0,5 dag). Slechts 26% verwacht ook na COVID-19 nauwelijks thuis te werken.
  • De gemiddelde bezetting van kantoren zal dalen van 86% naar 66%, dit impliceert dat werknemers verwachten gemiddeld een dag minder per week op kantoor te zijn.

 

-          Werkgevers denken duidelijk verschillend over de bezittingsgraad van hun kantoren in de nabije toekomst, slechts 10% verwacht in Q3 2020 een volledige terugkeer naar kantoor.

  • De meerderheid van de werkgevers houdt in Q3 2020 rekening met een bezettingsgraad van minder dan 60%. 1-op-de-3 werkgevers gaat zelfs uit van een bezettingsgraad van minder dan 40%.
  • Kijkend naar Q1 en Q2 van 2021, gaat nog steeds bijna de helft van de werkgevers uit van een bezettingsgraad onder de 60%. Dat komt ook doordat maar liefst 1-op-de-4 werkgevers voor de eerste twee kwartalen van 2021 aangeeft nog niet te weten met welke bezettingsgraad rekening gehouden moet worden.

 

-          59% van de werknemers is het eens met de stelling dat thuiswerken gelukkiger maakt dan op kantoor werken.

  • Dit is onafhankelijk van het hebben van een vaste werkplek.
  • Dit percentage ligt aanzienlijk lager (48%) bij werknemers met kinderen tussen de 13 en 17 jaar.

 

-          Ook in de toekomst is het kantoor een belangrijke spil in de bedrijfscultuur, tegelijkertijd blijft het kantoor voor de helft van de medewerkers een belangrijke plek om geconcentreerd te werken.

 

  • Werknemers vinden het kantoor het meest belangrijk om zich verbonden te voelen met collega’s, de leidinggevende en de organisatie.
  • Maar liefst 91% is het eens met de stelling dat het kantoor belangrijk is om zich verbonden te voelen met collega’s. 29% is het zelfs helemaal eens met deze stelling.
  • Meer dan driekwart van de werknemers vindt het kantoor belangrijk om zich verbonden te voelen met de leidinggevende en met de organisatie.
  • Op de vierde en vijfde plaats staan het blijven ontwikkelen van de professionele vaardigheden en een gezonde werk-privé balans.
  • Circa 50% van de werknemers is het eens met de stelling dat het kantoor belangrijk is om geconcentreerd te werken. Hoe jonger werknemers zijn, hoe meer ze van mening zijn dat het kantoor belangrijk is om geconcentreerd te werken. Hetzelfde geldt voor gezinnen met kinderen tussen de 13 en 17 jaar.

 

-          Attractieve werkgevers zullen werknemers blijvend flexibiliteit moeten bieden op het gebied van werklocatie, werktijden en meetings.

  • Werknemers houden het liefst de flexibiliteit in werklocatie (thuis/kantoor) in stand in de nieuwe werkrealiteit. Meer dan 1-op-de-4 werknemers benoemt dit als belangrijkste aanpassingen uit 14 opties om op de lange termijn te behouden. Dat is erg veel, meer flexibiliteit in de werklocatie wordt twee keer zo veel als 1e keuze om in stand te houden aangegeven dan nummer twee, de flexibiliteit in werktijden.
  • De top 5 wordt gecomplementeerd door het digitaal laten plaatsvinden van meetings, het krijgen van een gezonde thuiswerkplek en een vaste werkplek waar anderen geen gebruik van maken.

Reageren

Uw reactie op dit artikel is welkom.

 
KantoorVak Trends & Design januari-februari 2020

Klik hier voor de laatste editie van het magazine KantoorVak Trends & Design.

Houd mij op de hoogte
Volg ons op  facebook      
Nieuwsbrief

Meld u aan voor onze nieuwsbrief.